Trois lettres pour reprendre la main sur tes journées.
Tu as beaucoup de choses à faire. Mais toutes ne méritent pas ton temps, ton attention ou ton énergie.
La méthode des 3 O propose une façon simple de revoir ton organisation : Ordonner, Optimiser, Oublier.
Pas besoin de repartir de zéro. L’idée est de conserver ce qui fonctionne, de simplifier ce qui te ralentit et de laisser de côté le superflu.
Une méthode, trois décisions.
Et si le problème n’était pas ton manque de temps ?
Tu démarres ta journée avec une liste de choses à faire. Puis arrivent les mails, les demandes imprévues, les relances et les petits problèmes à résoudre.
En fin de journée, tu as travaillé sans relâche, mais les sujets importants n’ont pas forcément avancé.
La méthode des 3 O permet de regarder ton travail sous un autre angle. Avant de chercher à tout faire plus vite, pose-toi trois questions.
Pour éviter que toutes les demandes aient la même importance.
Pour ne plus répéter des manipulations inutiles.
Pour arrêter d’entretenir des habitudes sans valeur.
Ordonner : retrouver des priorités claires
Toutes les tâches ne méritent pas de passer en premier.
La première étape de la méthode des 3 O consiste à sortir tes tâches de ta tête et à les examiner avec un peu de recul.
Une tâche urgente n’est pas forcément importante. À l’inverse, une action stratégique peut être essentielle sans nécessiter une réponse immédiate.
Fais un premier tri
Une échéance proche, un incident bloquant ou une demande nécessitant une action rapide.
Une action qui contribue directement à tes objectifs ou à la qualité de ton activité.
Une tâche utile, mais qui peut attendre sans conséquence majeure.
Ces catégories sont des repères, pas des cases totalement exclusives : une tâche peut être à la fois urgente et importante.
Avant d’ouvrir ta boîte mail, choisis une à trois actions qui feraient réellement avancer ta journée. Réserve-leur un créneau dans ton agenda.
Si tu as du mal à protéger ces moments, tu peux approfondir la notion de concentration avec mes contenus sur le Deep Work .
Un tableau Kanban peut également t’aider à visualiser les tâches à faire, en cours et terminées, sans tout garder en mémoire.
Optimiser : rendre le travail plus fluide
Une tâche nécessaire n’a pas forcément besoin d’être compliquée.
Une fois tes priorités définies, regarde comment tu réalises les tâches qui reviennent souvent.
Optimiser ne veut pas dire ajouter un outil à chaque problème. Il s’agit d’abord de comprendre ce qui ralentit ton fonctionnement.
Trois leviers simples
- Regrouper : traiter les actions similaires dans un même créneau, lorsque cela est compatible avec les délais.
- Modéliser : créer des modèles d’e-mails, des checklists et des documents réutilisables.
- Automatiser : confier à un outil les étapes répétitives qui suivent des règles claires.
Selon tes outils, certaines étapes peuvent être automatisées. Les situations particulières restent traitées manuellement.
Make, Zapier ou Power Automate peuvent faire communiquer plusieurs applications. Mais une simple checklist ou un modèle Excel peut déjà apporter une amélioration importante.
Pour aller plus loin, découvre comment automatiser tes checklists récurrentes .
Et si une tâche peut être réalisée par quelqu’un d’autre avec des consignes claires, la délégation est également une option.
Oublier : faire de la place à l’essentiel
Certaines tâches peuvent tout simplement disparaître.
C’est peut-être l’étape la plus difficile de la méthode des 3 O.
Nous conservons parfois des habitudes simplement parce qu’elles existent depuis longtemps.
Un reporting que personne ne consulte, une réunion sans objectif, une double vérification inutile ou une saisie déjà réalisée ailleurs : ces actions méritent d’être questionnées.
Quatre décisions possibles
On vérifie qu’elle n’est pas nécessaire pour une obligation ou un contrôle, puis on l’élimine.
On définit les consignes, les informations nécessaires et les limites de décision.
On ajuste la fréquence en fonction du besoin réel.
On retire les étapes superflues avant d’envisager une automatisation.
« Si je créais mon activité aujourd’hui, est-ce que je mettrais encore cette tâche en place de cette façon ? »
Oublier ne signifie pas négliger ses responsabilités. Il s’agit de distinguer les actions réellement utiles des habitudes qui compliquent ton quotidien.
Un exemple concret : la gestion des e-mails
Prenons une petite entreprise qui reçoit de nombreuses demandes par e-mail. Sans règles communes, chaque message interrompt la journée.
- Chaque notification déclenche une interruption.
- Les demandes sont suivies de mémoire.
- Les mêmes réponses sont réécrites.
- Certains messages restent sans suite.
- Ordonner : distinguer les demandes prioritaires.
- Optimiser : utiliser des modèles et des créneaux de traitement.
- Oublier : supprimer les alertes non essentielles et les doublons.
Exemple illustratif, non présenté comme un résultat client mesuré.
La méthode des 3 O peut aussi s’appliquer aux factures, au suivi client, à la préparation de dossiers ou à la gestion documentaire.
Applique la méthode des 3 O en 15 minutes
Choisis une tâche qui revient souvent et complète mentalement ou sur papier les trois parties suivantes.
Pourquoi cette tâche est-elle nécessaire ? Quelle est sa priorité ?
Quelle étape pourrais-je simplifier, regrouper ou automatiser ?
Que pourrais-je supprimer, déléguer ou faire moins souvent ?
Moins de dispersion, plus de maîtrise
La méthode des 3 O n’est pas une course à la productivité. C’est une façon de prendre de meilleures décisions sur l’utilisation de ton temps.
Ordonner pour savoir où concentrer ton attention. Optimiser pour rendre tes processus plus fluides. Oublier pour ne plus entretenir ce qui n’apporte pas de valeur.
En répétant régulièrement ces trois questions, tu peux construire une organisation plus claire et plus facile à maintenir.
Et toi, quelle tâche pourrais-tu simplifier dès aujourd’hui ?
Tu sais que ton organisation pourrait être plus simple ?
Mais entre les urgences, les habitudes installées et les outils déjà en place, tu ne sais pas par quel sujet commencer ?
Je t’accompagne pour identifier les tâches à simplifier, fiabiliser tes processus et mettre en place des automatisations pertinentes.
Parlons de ton organisation ↗Comprendre ton fonctionnement avant de proposer un outil.
Conserver ce qui marche déjà.
Simplifier ce qui te ralentit.
Construire des solutions que tu pourras réellement utiliser.
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