Optimise la gestion de tes demandes client avec un système clair et efficace
Chaque jour, des centaines de coachs et formateurs perdent des prospects simplement parce qu’ils n’ont pas un système structuré. La vérité, c’est qu’une mauvaise gestion des demandes client entraîne inévitablement des pertes et du stress.
Quand tu n’as pas de système clair, chaque message devient une source de stress supplémentaire. Tu passes ton temps à chercher où tu avais vu cette demande : dans un mail ? un WhatsApp ? une note rapide griffonnée dans ton carnet ? Résultat : tu multiplies les erreurs, tu réponds parfois trop tard, et certains prospects ne reviennent jamais. En plus de la perte directe de clients, tu donnes une image brouillonne, ce qui nuit à ta crédibilité. Et crois-moi, à l’heure où la concurrence est rude, chaque minute et chaque impression comptent.
C’était le cas de François qui recevait des sollicitations sur WhatsApp, par téléphone, par e-mail ou via son site web.
–> Une avalanche de messages, un flot incessant d’opportunités… mais aussi une perte de contrôle.
Sans un système structuré, il peinait à suivre le rythme, accumulait des retards dans ses réponses et voyait des clients potentiels lui échapper.
👉 Comment a-t-il repris la main et optimisé son gestionnaire de demandes ?
1. Le déclic
Il avait besoin de :
✅ Centraliser toutes les demandes client reçues pour ne rien oublier
✅ Gérer ses réponses plus rapidement et éviter les retards
✅ Automatiser le suivi pour se libérer du stress et gagner du temps
⟶ Et si Excel pouvait l’aider ?
2. Ma solution pour centraliser les demandes client
Ce que nous avons mis en place :
- 🔹 Un formulaire en ligne disponible depuis son site internet
- 🔹 Les réponses arrivent dans un tableau Excel directement
- 🔹 Des mails ‘modèle’, prêts à envoyer avec PJ pour les demandes standards/li>
- 🔹 Un statut « À traiter » s’ajoute automatiquement, et un filtre est appliqué sur ce statut pour qu’il ne reste plus que les demandes en cours
Pourquoi Excel et pas un CRM classique ? Tout simplement parce que beaucoup d’outils coûtent cher, nécessitent une prise en main longue et sont surdimensionnés pour un coach, un formateur ou un indépendant. Excel, c’est l’équilibre parfait : accessible, personnalisable, et connecté facilement à Microsoft Forms. Tu n’as pas besoin d’investir des centaines d’euros par an : avec une solution simple, tu peux déjà mettre de l’ordre dans tes demandes, automatiser une partie de ton suivi et travailler comme un pro.
Avec un tableau Excel clair, tu transformes tes demandes client dispersées en un processus fluide et centralisé.
Chaque nouvelle demande client est sécurisée, suivie et traitée sans risque d’oubli.
💡 En quelques clics, François a sécurisé chaque demande et gagné un temps précieux.
Worklow:
3. Mise en œuvre
a. Formulaire sur Microsoft Forms
Se rendre sur https://forms.office.com/
🔹 Créer un nouveau formulaire (questionnaire)
b. Fichier Excel connecté
🔹 Pour pouvoir récupérer les résultats sous Excel OneDrive, il faut au moins une réponse à ce formulaire –> lancer l’aperçu et répondre aux questions
🔹 Supprimer les colonnes inutiles (par défaut il attribue une colonne « points » pour chaque question)
🔹 Ajouter une colonne « Statut » dans laquelle:
– entrer la formule: =si(ID= » »; » »; »A traiter ») –> pour qu’à chaque nouvelle ligne, par défaut le statut soit « A traiter »
– puis sélectionner toute la colonne, cliquer sur « Données » – « Validation de données » pour entrer les différents statuts possibles « A traiter, En Cours, Traité »
c. Création de mails modèles incluant les PJ pour les demandes standard
pour savoir comment créer des modèles sur Gmail, se référer à l’article sur ce sujet : Lien
4. Résultat
En pratique, François a constaté une réduction de plus de 30% du temps passé à gérer ses demandes. Mais ce n’est pas tout : il a gagné en sérénité, car il savait que rien ne pouvait « se perdre en route ». Ses prospects reçoivent une réponse rapide, ses clients se sentent mieux suivis, et son image professionnelle est renforcée sans avoir investi dans un logiciel coûteux.
Centraliser tes demandes client, c’est un gain de temps énorme et un moyen simple d’offrir une meilleure expérience à chaque prospect.
Fini la gestion manuelle fastidieuse : place à l’efficacité !
Et toi, tu reçois encore des demandes de partout ?
–> Simplifie-toi la vie avec un outil centralisé et intelligent.
Envoie-moi un message pour en discuter !
📌 Centraliser les demandes, c’est possible, même sans CRM hors de prix.
